POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES EXISTENTES EN LAS BASES DE DATOS DE GLOBE AIR FUEL LTDA
PRIMERA PARTE
En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, Globe Air Fuel LTDA (“GAF”) publica la política que establece las pautas para el Tratamiento de los Datos Personales de sus clientes, proveedores y usuarios. Esta versión constituye la primera versión 1ª de la política de tratamiento de la información y de datos personales elaborada por GAF.
1. Objetivo:
GAF elabora, comunica e implementa esta “Política de tratamiento y privacidad de datos personales” con el fin de que los titulares de datos que reposen en los archivos de la empresa, puedan ejercer los derechos establecidos bajo las normas vigentes de protección de datos personales; igualmente, con el propósito de demostrar su compromiso con la conservación de los datos personales que recauda para el logro de su objeto social, de acuerdo a las condiciones de seguridad y privacidad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La confidencialidad de los datos personales de los diferentes grupos de interés de GAF, se consideran fundamentales para conservar las relaciones comerciales y buen nombre de GAF.
2. Aplicabilidad
Esta “Política de tratamiento y privacidad de datos personales” es aplicable para cualquier registro de datos personales realizado de forma presencial, telefónica o virtual, verbalmente o por escrito, incluyendo a los empleados, funcionarios, contratistas o agentes de las empresas vinculadas. Se incluye toda información que el titular de la información ingrese por sí mismo, a través de medios electrónicos o virtuales dispuestos por GAF.
3. Términos y Definiciones
De conformidad con las normas vigentes regulatorias del Habeas Data o la protección a los datos personales, a partir de esta “Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales” se adoptan las siguientes definiciones.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual, se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables y que permite su identificación
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Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular de la información.
Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométrico.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de datos personales: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Principios Esenciales del Tratamiento de Información
Para que sea posible la aplicación armónica e integral de las normas vigentes que regulan el Tratamiento de datos personales, mediante esta “Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales” se adoptan los siguientes principios:
4.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las normas legales vigentes y en las demás disposiciones que la desarrollen a través de la SIC.
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4.2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
4.3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
4.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
4.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012
4.7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
4.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
5. Responsable de los datos personales
GAF será Responsable del Tratamiento de los datos recolectados y conservados por ellas en desarrollo de su objeto social.
6. Tratamiento y finalidad
GAF, en el desarrollo de cada uno de sus objetos sociales y en su interacción con terceros, entre estos, clientes, proveedores, empleados, acreedores, aliados estratégicos, recolecta constantemente datos personales con diversas finalidades dentro de las cuales se encuentra:
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• Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas enfocados a su actividad de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo y servicios complementarios.
• Información necesaria para la gestión de cartera de la red de clientes de GAF.
• Conocimiento de las necesidades de carácter operativo, financiero y comercial de la red de clientes de GAF.
• Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad, gestión de ventas y actividades de cobranza.
• Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
• Atención de requerimientos de autoridades, manejo interno a efectos de registro de sus clientes de los distintos segmentos de negocios.
• Análisis de riesgo crediticio de sus clientes o usuarios
• Envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, proveedores y usuarios.
• Información necesaria para el proceso de facturación electrónica según lo dispuesto en el decreto 2242 de 2015
• Procesos de atención o servicio al cliente
En general, la finalidad que tiene la recolección, uso y tratamiento de datos personales a que se refiere esta política, es la adecuada gestión, administración y mejora continua de las actividades de GAF. En desarrollo de lo anterior, dicha finalidad incluye la seguridad, la realización de procesos internos, la obtención de estadísticas y su análisis, el estudio de los mercados y la eficiencia de la empresa (GAF) en la realización de las actividades que constituyen su objeto social. Igualmente podrá referirse a la creación y oferta de nuevos productos o mejora de los existentes.
GAF declara que se sujeta plenamente a las directrices de la Constitución Política de Colombia y la Ley, así como a sus reglamentos y políticas internas, por lo cual tratará con extrema diligencia la información personal y dará el mejor uso posible a la información recaudada por medios físicos o electrónicos y que en todo caso llegaren a integrar cada una de sus bases de datos independientes. Igualmente declaran que no utilizarán medios engañosos o fraudulentos para recolectar y dar Tratamiento a los datos personales.
7. Autorización
Por regla general no se pueden recolectar datos personales sin autorización de su Titular. Sin embargo, la ley autoriza que se prescinda de esta autorización en los siguientes casos: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Los Titulares de los datos personales reconocen que la entrega de información personal es realizada de manera voluntaria y aceptan que, a través de cualquier trámite, por los canales habilitados para ello por GAF, puedan
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Bogotá, D.C – Colombia recogerse datos personales; además, declaran saber que estos datos no se cederán a terceros sin su consentimiento, salvo que se trate de información para la que se puede prescindir de la autorización, por virtud de autorización legal.
Al autorizar la recolección de datos de carácter personal GAF, mediante la implementación de formularios de recolección de datos o su envío a través de cualquier otro medio, los Titulares declaran aceptar plenamente y sin reservas la incorporación de los datos entregados y su tratamiento, en los términos previstos en esta Política.
GAF podrá usar los datos personales que captura en ejecución de los objetos sociales para:
7.1. Proporcionar a su Titular información de productos, servicios, promociones, ofertas, concursos, beneficios, créditos, informes financieros, accionarios, comerciales o de acción social de la empresa, liquidación de dividendos, facturación, cobro de servicios prestados, entre otras.
7.2. La realización de las actividades que se constituyen en objeto de GAF: distribución, transporte, almacenamiento, exportación, y venta de combustibles líquidos derivados del petróleo, así como actividades conexas.
7.3. El envío de información comercial, invitaciones a eventos o seminarios y/o atenciones de GAF.
7.4. La realización de encuestas y/o sondeos de opinión o satisfacción
7.5. La realización de actividades o el agotamiento de procesos ante entidades que integran el Sistema de Seguridad Social (salud, pensiones, riesgos profesionales), entidades de medicina prepagada o compañías de seguros y sus agentes o corredores.
7.6. Análisis histórico o estadístico o informacional relevante para la toma de decisiones propias de GAF sobre datos de personas que visitan o son invitadas a las mismas o que fueron empleados o contratistas, proveedores, clientes, distribuidores, agentes o partícipes en procesos de selección de la empresa.
7.7. Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus clientes o usuarios.
7.8. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, proveedores y usuarios de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad de distribución de combustibles líquidos. Además, el envío de información necesaria para el buen desarrollo del proceso de facturación electrónica, según lo dispuesto por el decreto 2242 de 2015.
7.9. Gestiones de cobranzas o comercial
El Titular del dato acepta y reconoce que la autorización de uso y tratamiento de sus datos personales estará vigente durante el tiempo que GAF ejerza las actividades propias de su objeto social.
Los Titulares declaran que son responsables de que la información suministrada a GAF, sea exacta y veraz y reconocen su obligación de mantenerla actualizada. En todo caso, los Titulares, con la aceptación de esta Política declaran que están conscientes de que son responsables de la información falsa o inexacta que suministren y de los perjuicios que esta cause o pueda causar a GAF o a terceros a consecuencia de su uso o tratamiento.
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Los Titulares, al entregar datos de carácter personal a GAF, aceptan que éste o los terceros que sean contratados por ella para el efecto le remitan información promocional o comercial, información de productos o servicios, eventos, boletines y en general actividades e información relacionada con los productos y servicios de GAF.
8. Contenido de la Base de Datos
La base de datos de GAF contiene información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo, número celular, cuentas bancarias, información tributaria, referencias comerciales y personales, entre otros.
9. Derechos del Titular de los Datos Personales
El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos, derivados del Artículo 15 de la Constitución Nacional y de las normas que lo reglamentan:
9.1. “Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GAF. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.” Para ello, el cliente, proveedor o usuario podrá solicitar el formulario o documento diligenciado y firmado para hacer la respectiva modificación a la información para que esta sea veraz y completa.
9.2. “Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012”;
9.3. “Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”.
9.4. “Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen”
9.5. “Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución”.
10. Legitimación Para el Ejercicio de los Derechos del Titular
Los derechos del Titular de los datos personales pueden ser legítimamente ejercidos por las siguientes personas: a) por el mismo Titular, quien tendrá que acreditar su identidad de forma suficiente; b) por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; c) por su representante o apoderado, quienes deberán acreditar tal calidad; d) por un tercero autorizado por la ley para ello.
Estas mismas personas son las únicas facultadas por la ley para solicitar información sobre los datos personales por virtud de la ley. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del Titular y no se acredite su representación con él, se tendrá por no presentada.
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11. Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos
GAF deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos cuando así lo requiera mediante el/la, responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, el cual podrá contactarse a través de info@gafcolombia.com
No obstante lo anterior, el Titular o las demás personas permitidas por la ley podrán realizar consultas, solicitudes o reclamos utilizando otro formato o a través de un escrito dirigido a la compañía y lo enviarán por correo físico a la Cll. 127D No. 57B – 31 Bogotá, Colombia Tel: +57 1 765 91 64 Celular: +(57) 314 588 16 79 en la ciudad de Bogotá. Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos.
12. Actualizaciones y/o modificaciones a la Política:
GAF se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y de manera unilateral esta “Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales”. Los cambios sustanciales efectuados serán informados a todos los grupos de interés a través de cualquier mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida y no entrarán a regir sino luego de la publicación de los mismos. Asimismo, GAF conservará las versiones anteriores de esta Política.
13. Vigencia para la Aplicación de la Política
Esta política se aplica a partir del día primero (1) del mes de noviembre del año 2018. Esta política de tratamiento, privacidad y confidencialidad de datos personales se encuentra publicada en la web de GAF, www.gafcolombia.com., en su versión número 1a.